Kom i gang med DitmerFlex

Formål
Vejledning

Formål

Dette dokument giver en introduktion til, hvordan du sætter en arbejdsgang op i DitmerFlex. En arbejdsgang i DitmerFlex består af en eller flere flexblanketter, et flow og evt. også en eller flere databehandlere. En flexblanket består desuden af et eller flere elementer.

I det kommende bliver der både vejledt i opsætningen af en simpel arbejdsgang samt i opsætningen af arbejdsgange, der skal sendes til godkendelse hos en anden medarbejder/anden afdeling, og hvor der skal oprettes en databehandler, så dataene fra blanketten bliver sendt til et andet system fx et ESDH-system.

Vejledning

Oprettelse af flexblanketter

Når du er logget på jeres DitmerFlex installation, skal du vælge "Administration" under fanen "Funktioner" øverst til højre
Her skal du nu vælge fanen "Flexblanketter" og derefter klikke på knappen "Opret Ny" i højre side. Flexblanketter er de forskellige dele, som en arbejdsgang består af
Flexblanketten skal navngives og have en kort beskrivelse, så det er muligt at finde frem til den rigtige blanket igen. Til sidst skal du klikke på "Opret"
Herefter får du et skærmbillede, der ligner det, der var lige før. Dog er der kommet flere muligheder, og for at få tilføjet indhold til flexblanketten skal du vælge den fane, der hedder "Indhold"
Så er det blevet tid til at opbygge flexblanketten. I venstre side er der en menu med en lang række forskellige elementer. Elementerne er dem man bruger til at opbygge en flexblanket. Hvis du klikker på et element, får du en beskrivelse af, hvad elementet kan

For at bruge elementerne skal de trækkes fra menuen i venstre side og slippes inde i den hvide boks. Når elementet er i den hvide boks, skal du klikke på bjælken med elementets navn, så du kan tilpasse elementet. Du kan tilføje overskrift, beskrivelser, vælge om det skal være obligatorisk for brugeren at udfylde feltet, hvor bredt feltet skal være, og om der kun skal være det element på linjen, eller om der skal være plads til flere elementer på samme linje
Hvis der er behov for at bruge et element flere gange i samme flexblanket, kan elementet kopieres ved at klikke på ikonet i højre side af elementets bjælke. Her kan elementet også slettes ved at klikke på skraldespandsikonet.
Når du bygger din flexblanket, har du hele tiden mulighed for at se, hvordan flexblanketten og de forskellige elementer vil se ud for brugeren. Det gøres ved at klikke på fanen "Preview" øverst til venstre
Du kan bygge flere flexblanketter til samme arbejdsgang. Fordelen herved er, at det kan give et bedre overblik, når man arbejder med at bygge arbejdsgange. Derudover kan du bygge flexblanketter med standardinformationer, som bruges ofte. Det kan fx være informationer om brug af personoplysninger, tro- og loveerklæringer eller hvis dine brugere skal udfylde den samme information i flere forskellige arbejdsgange
Når du har bygget den eller de flexblanketter, du skal bruge i din arbejdsgang, skal disse gøres aktive. Det gøres ved at vælge fanen "Indhold" i venstre side, hvorefter du er tilbage på den side, hvor du startede. Her skal du klikke i afkrydsningsfeltet ud for "Aktiv" og derefter klikke på "Gem".
Hvis ikke flexblanketterne er markeret som aktive, kan de ikke tilknyttes en arbejdsgang

Oprettelse af arbejdsgang

Nu skal arbejdsgangen oprettes. Under fanen "Arbejdsgange" øverst til højre skal du vælge "Opret ny"
Arbejdsgangen skal navngives og have en beskrivelse. Du kan også vælge, hvilken kategori arbejdsgangen skal tilhøre. I jeres installation har I som udgangspunkt altid en "Standardkategori". I kan løbende tilføje nye kategorier i jeres indstillinger. Når dette er udfyldt, skal du klikke på "Opret" nederst
Herefter får du mulighed for at tilknytte nogle forskellige indstillinger til din arbejdsgang bl.a. omkring sikkerhed, hvor du kan vælge, hvem der må have adgang til blanketten, og hvornår blanketten skal slettes. Derudover kan du tilvælge nogle forskellige funktioner for, hvad der skal vises på den endelige blanket skal vises samt indstillinger for, hvis blanketten skal kunne udfyldes på vegne af andre.
Når du har valgt hvilke indstillinger, der skal gælde for din arbejdsgang, skal du under "Tilknyt andre blanketskabeloner" fremsøge og tilføje de flexblanketter, som arbejdsgangen skal bestå af. Klik herefter på "Gem" nederst på siden.

Flow

Når de grundlæggende indstillinger for arbejdsgangen er på plads, skal der defineres et flow, som arbejdsgangen skal gennemgå. Det gøres under fanen "Flowdesigner" øverst
I flowdesigneren vil du nu få nedenstående skærmbillede. I udgangspunktet vil du altid få vist en "Start"- og en "Aflever"-aktivitetsboks, da en arbejdsgang altid vil have et flow, hvor den bliver startet af nogen, og dataene fra arbejdsgangen vil altid blive afleveret i DitmerFlex. Som bjælken på skærmbilledet afslører, er arbejdsgangen nu gyldig og klar til at tages i brug
Hvis du klikker på en af boksene i flowet, får du en række aktiviteter, der kan knyttes til den pågældende boks. Ved en startaktivitet får du følgende muligheder:
- Blanketter: Viser de flexblanketter, som arbejdsgangen er bygget af. Derudover kan du definere om den enkelte flexblanket skal "Vises", hvor udfylderen har mulighed for at tilføje og redigere i det udfyldte, eller om det kun skal være "Read only", så udfylderen kun kan se arbejdsgangen, men ikke redigere eller tilføje
- Tringuide: Tilføjer en tringuide til den endelige arbejdsgang, så brugeren hele tiden kan se, hvilket trin ved kommende er ved at udfylde (Denne funktion skal aktiveres under "Indstillinger" i din DitmerFlex-installation)
- Indholdsfortegnelse: Tilføjer en indholdsfortegnelse til arbejdsgangen (Det er kun gruppeelementer der kan indgå i indholdsfortegnelsen, og der skal sættes op på hvert enkelt gruppeelement, om det skal indgå i indholdsfortegnelsen eller ej)
- Tællerscript BorgerDK/VirkDK: Hvis det skal være muligt at tilgå arbejdsgangen på www.virk.dk, skal tællerscriptet være aktivt, da virk.dk har et krav om at kunne registrere anvendelse og brugermønstre (Læs mere her)
- Beskrivelse: Der kan tilføjes en beskrivelse, som udelukkende kan ses inde på aktiviteten inde på arbejdsgangen
- Signering: Feltet krydses af, hvis udfylderen skal signere med NemID for at udfylde arbejdsgangen
- Flowbeskrivelse: Der kan tilføjes en beskrivelse, som skrives under navnet på aktiviteten inde i blanketoverblikket
- Infomail: En specifik person eller gruppe kan modtage en e-mail, når arbejdsgangen bliver benyttet
- Velkomstdialog: Her kan indtastes en besked med vigtig information, som udfylderen modtager og skal lukke igen, når de starter med at udfylde arbejdsgangen
- Evaluering: Hvis du ønsker at modtage evaluering på arbejdsgangen fra udfylderen, krydses feltet af. Udfylderen kan så give arbejdsgangen en vurdering fra 1-5 samt en kommentar
- Betaling: Hvis der benyttes et betalingselement i arbejdsgangen, kan der tilføjes en opsummering omkring betalingen til sidst i arbejdsgangen
Ved en afleveraktivitet er der følgende muligheder:
- Databehandlere: Kan angives hvis dataene skal sendes til andre systemer (Se mere under "Databehandlere" i denne vejledning)
- Beskrivelse: Der kan tilføjes en beskrivelse, som udelukkende kan ses inde på aktiviteten inde på arbejdsgangen
- Flowbeskrivelse: Der kan tilføjes en beskrivelse, som skrives under navnet på aktiviteten inde i blanketoverblikket
- Notifikation ved databehandlerfejl: Hvis der er tilknyttet en eller flere databehandlere til arbejdsgangen, bliver der vist en ekstra sektion på "Mine blanketter" med overskriften "OBS! - blanketter som ikke kunne aflevere data", hvis dataene ikke kan afleveres
I flowdesigneren er der desuden mulighed for at indsætte en "Udfyld"- og en "Godkend"-aktivitet. Med en udfylderaktivitet kan en specifik medarbejder eller en specifik gruppe udfylde en del af arbejdsgangen. En godkenderaktivitet giver en specifik medarbejder eller en specifik gruppe mulighed for at godkende eller afvise en udfyldt arbejdsgang. Hvis arbejdsgangen bliver afvist, vil den bruger, der har udfyldt arbejdsgangen, få besked herom, og vil have mulighed for at udfylde arbejdsgangen på ny. Hvis arbejdsgangen bliver godkendt, fortsætter den sit flow
For at indsætte hhv. en udfylderaktivitet og en godkenderaktivitet skal den ønskede aktivitetsboks trækkes ind i den grå boks. Der kan tilføjes ligeså mange udfylder- og godkenderaktiviteter, som du ønsker
Herefter skal aktiviteterne tilknyttes flowet. Det gøres ved at forbinde de forskellige aktivitetsbokse med hinanden ved at trække pile mellem dem. Pilen trækkes fra det grønne punkt under aktivitetsboksen og slippes på det grå punkt over den næste aktivitetsboks. Ved godkenderaktiviteten skal der desuden trækkes en pil fra det røde punkt til det grå punkt over startaktiviteten, så en afvist arbejdsgang bliver sendt tilbage til brugeren, der har udfyldt den
Ligesom ved start- og afleverboksene kan der tilknyttes en række aktiviteter til hhv. en udfylder- og godkenderboks. Disse aktiviteter har de samme muligheder:
- Blanketter: Viser de flexblanketter, som arbejdsgangen er bygget af. Derudover kan du definere om den enkelte flexblanket skal "Vises", hvor udfylderen har mulighed for at tilføje og redigere i det udfyldte, eller om det kun skal være "Read only", så udfylderen kun kan se arbejdsgangen, men ikke redigere eller tilføje
- Tringuide: Tilføjer en tringuide til den endelige arbejdsgang, så brugeren hele tiden kan se, hvilket trin ved kommende er ved at udfylde (Denne funktion skal aktiveres under "Indstillinger" i din DitmerFlex installation)
- Indholdsfortegnelse: Tilføjer en indholdsfortegnelse til arbejdsgangen (Det er kun gruppeelementer der kan indgå i indholdsfortegnelsen, og der skal sættes op på hvert enkelt gruppeelement, om det skal indgå i indholdsfortegnelsen eller ej)
- Tællerscript BorgerDK/VirkDK: Hvis det skal være muligt at tilgå arbejdsgangen på www.virk.dk, skal tællerscriptet være aktivt, da virk.dk har et krav om kunne registrere anvendelse og brugermønstre (Læs mere her)
- Beskrivelse: Der kan tilføjes en beskrivelse, som udelukkende kan ses inde på aktiviteten inde på arbejdsgangen
- Flowbeskrivelse: Der kan tilføjes en beskrivelse, som skrives under navnet på aktiviteten inde i blanketoverblikket
- Hvem: Her angives den specifikke person eller den gruppe, der skal hhv. udfylde eller godkende arbejdsgangen
- Infomail: En specifik person eller gruppe kan modtage en e-mail, når arbejdsgangen bliver benyttet
- Velkomstdialog: Her kan indtastes en besked med vigtig information, som udfylderen modtager og skal lukke igen, når de starter med at udfylde arbejdsgangen
- Evaluering: Hvis du ønsker at modtage evaluering på arbejdsgangen fra udfylderen, krydses feltet af. Udfylderen kan så give arbejdsgangen en vurdering fra 1-5 samt en kommentar
- Betaling: Hvis der benyttes et betalingselement i arbejdsgangen, kan der tilføjes en opsummering omkring betalingen til sidst i arbejdsgangen

Hvis der er et lille rødt ikon med et udråbstegn på en af aktivitetsboksene, er det fordi, der mangler nogle oplysninger. Derfor skal du klikke på boksen, og så kan du se, hvor du skal foretage dig noget

Databehandlere

Hvis du ønsker, at informationen fra arbejdsgangen skal gemmes andre steder end i jeres DitmerFlex-installation, kan der tilknyttes en række databehandlere til arbejdsgangen. Dette gøres på afleveraktiviteten i flowdesigneren. Jeres DitmerFlex-installation har et udvalg af databehandlere, der kan vælges i drop down menuen til højre. Når du har valgt en databehandler, skal du klikke på "Tilføj"
Når databehandleren er tilføjet, skal den konfigureres, så det er den rigtige information fra arbejdsgangen, databehandleren trækker på. Det gøres ved at klikke på databehandlerens navn
En databehandler vil altid trække på forskellige værdier:
- Elementværdi: Der trækkes på dataene i et bestemt element i arbejdsgangen, fx kan en maildatabehandler trække på et element med en e-mailadresse fra arbejdsgangen
- Systemværdi: Der trækkes på data fra systemet, fx kan en maildatabehandler trække på en allerede defineret e-mailskabelon (Der kan oprettes skabeloner under "E-mailskabeloner i jeres indstillinger på jeres DitmerFlex-installation)
- Fast værdi: Databehandleren vil altid trække på den samme værdi, fx hvis en maildatabehandler altid skal sende dataene til en funktionspostkasse, kan denne indtastes som en fast værdi
- Link parameter: Der trækkes på parametre fra linket til arbejdsgangen, såfremt man har tilføjet egne parametre
- Tabelværdi: Hvis arbejdsgangen indeholder et tabelelement, kan der trækkes på en værdi herfra
- Databehandler output: Der kan trækkes på data fra en tidligere databehandler. Eksempelvis hvis man bruger en NyArbejdsgang databehandler, der udstiller IDet på den arbejdsgang, den lige har oprettet. Hvis man efterfølgende gerne vil sende Digital Post kan man bruge Databehandler output, hvor man kan medtage IDet fra en tidligere databehandler
Nedenfor ses et eksempel på opsætningen af en maildatabehandler:
Der kan oprettes nye databehandlere af typen SQL eller API under "Databehandler - Oversigt" i jeres indstillinger på jeres DitmerFlex-installation
Når arbejdsgangen er klar til drift, skal den gemmes og gøres aktiv, inden brugerne kan udfylde den. Det gøres ved at gå ind i "Indstillinger og blanketter", klikke i afkrydsningsfeltet ud for "Aktiv" og derefter klikke på "Gem" i bunden af billedet
Hvis du gerne vil se, hvordan arbejdsgangen ser ud, når brugeren skal udfylde den, kan du klikke på "Start Ny" under "Indstillinger og blanketter". Så kan du afprøve arbejdsgangen, og til sidst kan du vælge "Annuller blanket", hvis du ikke ønsker, at arbejdsgangen skal gemmes.
Du kan afprøve arbejdsgangen uden at gøre den aktiv