Opsætning af dataaflevering

Formål

Du vil igennem denne artikel få indsigt i, hvordan du sætter databehandlere op, og hvilke muligheder der er, når du sætter dem op.
Databehandlere er din mulighed for at sende oplysninger ud af XFlow og over i andre systemer. Det handler altså grundlæggende om integrationer til andre systemer.

I denne vejledning fokuserer vi på de overordnede principper bag opsætningen af databehandlere.
Du kan se de forskellige databehandleres indstillinger i hver af deres særskilte vejledninger.

Vejledning

Hvor finder jeg databehandlere henne?

1. Som separat trin

Du finder databehandlere til en arbejdsgang på fanebladet "Flowdesigner", hvorefter du kan trykke på "+"-ikonet for at tilføje en databehandler: 

Herefter vil der dukke mulige aktiviteter op i højre side. I dette tilfælde er vi interesseret i at tilføje muligheden for dataaflevering. Derfor skal denne mulighed vælges.

Herefter vil der optræde en liste af de databehandlere, som systemet genkender:

Der kan på hver arbejdsgang være tilknyttet et vilkårligt antal databehandlere, der sender data ud af XFlow og over i andre systemer.

2. Som del af Slut-aktivitet

Dataaflevering behøves ikke nødvendigvis sættes op som et separat trin i flowdesigneren. I stedet kan det blot indgå som en del af "Slut"-aktiviteten, der tidligere gik under at hedde "Aflever". Her skal der trykkes på den sidste aktivitet, hvor en menu i højre side igen optræder. 

Her kan der tilføjes handlinger til slut-aktiviteten. En databehandler kan derfor også tilknyttes. 

Ved at trykke på "Tilføj"-knappen vil samme liste, som optræder næsten lige overfor, optræde. Ved valg af databehandler kan disse tilpasses, hvilket bliver vist i næste afsnit. 

Hvordan tilknytter jeg en databehandler til en arbejdsgang?

Du tilknytter en databehandler ved at vælge den på listen over databehandlere. 

Der kan være forskel på, hvor mange databehandlere der vises på listen, da du dels har mulighed for at skjule de databehandlere, der hører til systemer, som I ikke har i din organisation.
Dels vil SQL-databehandlere og API-databehandlere være nogen, som du kan oprette flere af, og de vil alle blive vist på listen over databehandlere.

Når du har fundet den databehandler, som du vil tilknytte til din arbejdsgang på listen, kan du klikke på den, hvorefter du får mulighed for at tilpasse den yderligere.

Grundprincipper bag opsætning af databehandlere

Når du skal redigere en databehandler, så klikker du på navnet på den i oversigten over databehandlere.
Navnet kan du ændre, når du er inde o0g redigere databehandleren.

Det er en god idé at navngive sine databehandlere, så de afspejler den handling, der foretages. Det gør, at du kan adskille de forskellige databehandlere fra hinanden, så det er tydeligt for dig, hvilke databehandlere der gør hvad, hvis du gerne vil ændre opsætningen i fremtiden.

Når du sætter databehandlere op, så skal du beslutte, hvor værdierne skal komme fra.
Der er i udgangspunktet følgende muligheder:

• Ingen værdi
• Element værdi
• System værdi
• Fast værdi
• Link parameter
• Tabelværdi
• Databehandler output

Ingen værdi

Bruges hvis du ikke vil have oplysningen sendt med. Det er selvfølgelig ikke en gyldig værdi, hvis der er tale om et påkrævet felt.

Element værdi

Med elementværdi kan du mappe værdier fra de elementer, som du har brugt i de tilknyttede flexblanketter.

Du vil ikke altid kunne vælge element værdi. Det kan eksempelvis være i tilfælde, hvor der er tale om felter, der kun tager imod værdier af en bestemt type. Det kunne være tekst og tal, men det kunne også være tilfælde, hvor der kun kan bruges CPR-nummer eller e-mailadresse.
Ved sådanne felter kan du kun vælge "Element værdi", hvis der findes et element, der leverer data, der kan bruges i det specifikke tilfælde.

System værdi

Der findes forskellige systemværdier, som du kan trække på i databehandlerne.
Som med elementværdierne får du kun vist de værdier, der kan bruges det specifikke sted, hvor du står. 

Eksempler på systemværdier er udfylders navn, udfylders CPR-nummer, udfylders e-mailadresse, arbejdsgangs navn og blanketnummer.

Fast værdi

Du vil altid have muligheden for at sætte en fast værdi ind i felter i flexblanketter.

Fast værdi kan dog dække over to forskellige scenarier:

1. Du vil have en fast værdi sat ind - eksempelvis at en mail altid skal sendes til samme e-mailadresse, eller at et felt altid skal udfyldes med samme tal.
2. Du vil gerne have en værdi/tekst bygget op på samme måde hver gang.
   I det tilfælde kan du bruge "Fast værdi" til at opbygge indholdet af et felt med en kombination af fastdefineret tekst og indhold fra de samme elementer.
   De steder, hvor det kan lade sig gøre, vil der til højre for det tomme felt blive vist en vælger, hvor du kan vælge mellem alle elementer fra de tilknyttede flexblanketter.
   Du kan nu vælge de elementer, hvis indhold du gerne vil have med og klikke på pilen pegende mod venstre. Du flytter nu elementets navn fra vælgeren over i det tomme felt, og indholdet af elementet vil blive flettet ind i.
   
   
   I det viste eksempel ovenfor er valgene i en multivælger sat ind i et flettefelt ved at vælge "Fast værdi" og derefter indsætte alle de forskellige valg i en multivælger. Det giver den fordel, at alt efter hvilket valg, der bliver foretaget, så bliver teksten på valget sat ind i flettefeltet.

Link parameter

Tabelværdi

Du vil udelukkende have muligheden for at vælge "Tabelværdi", hvis du tilknytter din databehandler til en tabel, når du knytter den til en arbejdsgang.

Det betyder, at når du vælger en databehandler, så skal du vælge den tabel, som du gerne vil trække værdier fra, når du tilføjer databehandleren.

Nu har du efterfølgende muligheden for at vælge "Tabelværdi" og kan mappe elementer fra tabellen ind i din databehandler.

XFlow vil herefter også gøre dig opmærksom på, at databehandleren eller aktiviteten indeholder en tabel. 

OBS! Når du tilknytter en databehandler til en tabel, skal du være opmærksom på, at databehandleren kører én gang pr. række i tabellen.
Det betyder, at hvis databehandleren sender en mail, så bliver der sendt en mail pr. række i tabellen.
Hvis databehandleren sender data over i et andet system, så bliver der sendt data for hver række i tabellen.

Databehandler output

Du kan udelukkende bruge muligheden "Databehandler output", hvis du har en databehandler, der er kørt tidligere og som leverer noget data, der kan bruges i den efterfølgende databehandler.

Et eksempel kunne være at du bruger databehandleren "NyArbejdsgang", der opretter en ny arbejdsgang. Efter den databehandler sætter du en "Mail afsender" ind, der sender en e-mail til brugeren, der skal udfylde den nye blanket. I den e-mail kan du nu vælge "Databehandler output" ud for et af flettefelterne og vælge, at der skal indsættes et link til den nye blanket (VariableOutPutDeeplinkTilNyArbjdsgang).

Rækkefølgen på databehandlere

Hvis du sætter flere databehandlere på den samme arbejdsgang, så kan det være, at du skal overveje rækkefølgen på databehandlerne.

Databehandlerne bliver afviklet i den rækkefølge, som de står i inde i flowdesigneren.
Det betyder, at hvis du vil være sikker på, at oplysninger sendes til forskellige systemer i en bestemt rækkefølge, skal du sørge for, at databehandlerne står i den rækkefølge, som du gerne vil have dem afviklet i.

Hvis du gerne vil ændre på rækkefølgen af databehandlerne, så klikker du på den databehandler, som du gerne vil flytte med venstre museknap. Derefter trækker du den det sted hen i rækkefølgen, hvor du gerne vil have den.

Rækkefølgen kan være ekstra vigtig, hvis du gør brug af feltet "Databehandler output" som nævnt ovenfor.