Formål
Denne vejledning beskriver dels hvordan du konfigurerer integrationen til at booke aftaler i en Outlook kalender, dels hvordan du konfigurerer bookingelementet.
Forudsætninger
For at kunne bruge integrationen til at booke aftaler i en Outlook kalender, skal EWS snitfladen være tilgængelig for DitmerFlex installationen.
Har du en SaaS installation betyder det, at EWS snitfladen skal være tilgængelig udenfor jeres netværk.
Forarbejde
Bookingfunktionen i DitmerFlex er lavet til at kunne vælge allerede oprettede aftaler i en Outlook kalender, så inden du kan tage funktionen i brug i DitmerFlex, så skal du have oprettet en række aftaler i en Outlook kalender, som er dem, der skal kunne bookes.
Hvis du vil sørge for, at aftalen bliver booket eksempelvis i en kollegas kalender, kan du tilføje deltagere til aftalerne.
Deltagerne vil kunne se, om aftalen er booket, da der i forlængelse af aftalens emne kommer til at stå: " - Booket", når aftalen bookes af en bruger via DitmerFlex.
Vejledning
Konfiguration - Systemindstillinger
Du skal i første omgang have oprettet kalenderoplysningerne i administrationsdelen af DitmerFlex.
Vælg "Systemkonfiguration" i menuen i venstre side og gå ned til overskriften "System".
Indtast herefter kalenderoplysningerne ud for KalendereTilBookingElement
Bemærk! Hvis du ikke vælger at benytte kategori i kalenderen, så skal der stadigvæk være et komma efter domænet og dernæst et semikolon.
Derudover skal du tilføje en serviceURL, hvis kalenderen ikke kan fremsøges via Autodiscover
Konfiguration - Bookingelement
Der er en række muligheder for opsætning i bookingelementet, som er beskrevet nedenfor
| Konfiguration | Beskrivelse |
| Elementnavn | Navn på elementet. Det bruges i databehandlere og bør derfor ikke ændres, hvis elementet er mappet i databehandlere. |
| Overskrift | Overskriften på elementet der vises i brugerdelen |
| Kort beskrivelse | Beskrivelsen vises under kalenderen i brugerdelen |
| Infotekst | Den tekst der vises, hvis du klikker på spørgsmålstegnet i brugerdelen |
| Booking påkrævet | Sæt en markering, hvis der skal bookes en aftale |
| Vis weekend | Sæt en markering, hvis weekenddagene skal vises i kalenderen |
| Tilføj dokumenter |
Sæt markering, hvis du vil have tilføjet eventuelle vedhæftede dokumenter fra uploadelementer, til kalenderaftalen i Outlook Bemærk! Uploadelementerne skal ligge i samme flexblanket som bookingelementet. Ellers kommer de vedhæftede dokumenter ikke med over i kalenderaftalen |
| Send kalenderopdatering til deltagere ved reservation |
Sæt markering, hvis deltagere i kalenderaftalerne skal have en opdatering, når kalenderindkaldelsen bliver sat som reserveret |
| Tilføj resumé |
Sæt markering, hvis du vil have tilføjet en PDF af blanketten til aftalen i Outlook |
| Kalender |
Vælg navnet på den kalender, der skal bookes aftaler i |
| Første time |
Vælg hvilket tidspunkt på dagen kalenderen skal vises fra Vælger du 8 bliver der eksempelvis vist aftaler fra kl. 8 om morgenen |
| Sidste time |
Vælg hvilket tidspunkt på dagen kalenderen skal vises til Vælger du 16 bliver der eksempelvis vist aftaler frem til kl. 16 |
| Antal dage før aftale |
Angiv med hvor mange dages varsel der kan bookes aftaler Vælger du 2 kan der først bookes aftaler to dage senere end blanketten startes op Selvom tidligere aftaler ikke er booket, vil de fremgå som værende booket i kalendervisningen for brugeren, hvis de ligger tidligere end det antal dage, der er angivet |
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.