Formål
Denne vejledning beskriver dels, hvordan du konfigurerer integrationen til at booke aftaler i en Outlook-kalender og dels, hvordan du konfigurerer bookingelementet.
Forudsætninger
For at kunne bruge integrationen til at booke aftaler i en Outlook-kalender, skal EWS-snitfladen være tilgængelig for XFlow-installationen.
Har du en SaaS-installation, betyder det, at EWS-snitfladen skal være tilgængelig udenfor jeres netværk.
Forarbejde
Bookingfunktionen i XFlow er lavet til at kunne vælge allerede oprettede aftaler i en Outlook-kalender, så inden du kan tage funktionen i brug i XFlow, så skal du have oprettet en række aftaler i en Outlook-kalender, som er dem, der skal kunne bookes.
Hvis du vil sørge for, at aftalen bliver booket eksempelvis i en kollegas kalender, kan du tilføje deltagere til aftalerne.
Deltagerne vil kunne se, om aftalen er booket, da der i forlængelse af aftalens emne kommer til at stå: " - Booket", når aftalen bookes af en bruger via XFlow.
Vejledning
Konfiguration - Systemindstillinger
Du skal i første omgang have oprettet kalenderoplysningerne i administrationsdelen af XFlow.
Vælg "System > Indstillinger" i menuen i venstre side og gå ned til overskriften "System".
Indtast herefter kalenderoplysningerne ud for KalendereTilBookingElement
Bemærk! Hvis du ikke vælger at benytte kategori i kalenderen, så skal der stadigvæk være et komma efter domænet og dernæst et semikolon.
Derudover skal du tilføje en serviceURL, hvis kalenderen ikke kan fremsøges via Autodiscover
Konfiguration - Bookingelement
Der er en række muligheder for opsætning i bookingelementet, som er beskrevet nedenfor
| Konfiguration | Beskrivelse |
| Elementnavn | Navn på elementet. Det bruges i databehandlere og bør derfor ikke ændres, hvis elementet er mappet i databehandlere. |
| Overskrift | Overskriften på elementet der vises i brugerdelen |
| Kort beskrivelse | Beskrivelsen vises under kalenderen i brugerdelen |
| Infotekst | Den tekst der vises, hvis du klikker på spørgsmålstegnet i brugerdelen |
| Booking påkrævet | Sæt en markering, hvis der skal bookes en aftale |
| Vis weekend | Sæt en markering, hvis weekenddagene skal vises i kalenderen |
| Tilføj dokumenter |
Sæt markering, hvis du vil have tilføjet eventuelle vedhæftede dokumenter fra upload-elementer til kalenderaftalen i Outlook Bemærk! Upload-elementerne skal ligge i samme blanket som bookingelementet. Ellers kommer de vedhæftede dokumenter ikke med over i kalenderaftalen |
| Send kalenderopdatering til deltagere ved reservation |
Sæt markering, hvis deltagere i kalenderaftalerne skal have en opdatering, når kalenderindkaldelsen bliver sat som reserveret |
| Tilføj resumé |
Sæt markering, hvis du vil have tilføjet en PDF af blanketten til aftalen i Outlook |
| Kalender |
Vælg navnet på den kalender, der skal bookes aftaler i |
| Første time |
Vælg hvilket tidspunkt på dagen kalenderen skal vises fra Vælger du 8, bliver der eksempelvis vist aftaler fra kl. 8 om morgenen |
| Sidste time |
Vælg hvilket tidspunkt på dagen kalenderen skal vises til Vælger du 16, bliver der eksempelvis vist aftaler frem til kl. 16 |
| Antal dage før aftale |
Angiv med hvor mange dages varsel der kan bookes aftaler Vælger du 2, kan der først bookes aftaler to dage senere end blanketten startes op Selvom tidligere aftaler ikke er booket, vil de fremgå som værende booket i kalendervisningen for brugeren, hvis de ligger tidligere end det antal dage, der er angivet |
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.