Opsætning og brug af standardtekster

Formål

Standardtekst kan som element i XFlow være relevant for jer, der f.eks. har med personoplysninger at gøre. Med standardtekst kan udfyldere gøres opmærksom på, hvordan I håndterer oplysningerne og overholder oplysningspligten.
Elementet giver også mulighed for at linke ind til jeres website om datapolitik m.v.

Standardtekst og Informationstekst som elementer minder om hinanden. Fordelen ved Standardtekst er, at I her har ét udgangspunkt om et emne på jeres miljø, som frit kan refereres i så mange arbejdsgange, som I ønsker. Brugen af Informationstekst vil ofte kræve, at en medarbejder manuelt skal ind og rette i ordlyd eller links til hjemmesider, hvilket kan tage lang tid afhængig af omfang.

Vejledning

Standardtekster kan nemt og hurtigt opsættes gennem menupunktet ”Organisation” på miljøet. Selve elementet i editoren har nemlig ikke mange funktioner, der kan justeres. Det sker i stedet ved selve oprettelsen af dem.
Standardteksten vil være lokal for din organisation, medmindre du vælger, at den skal være fælles.
Vær opmærksom på, at fælles standardtekster som udgangspunkt kan ses og benyttes af samtlige organisationer. Det er også tilfældet, hvis du beslutter at ændre i standardtekster, da de fungerer som reference i de arbejdsgange, hvor de er inkluderet.

Oprettelse af standardtekster ser i starten sådan ud:

Efter der er trykket ”Tilføj”, vil den optræde under ”Eksisterende standardtekster”:

Hvis du trykker ”Rediger” vil du blive mødt af disse muligheder:

Herfra kan du, ligesom ved oprettelsen, vælge:

1. Titlen på standardteksten
2. Om teksten skal være fælles for alle, og derudover
3. Om den skal være aktiv eller inaktiv
4. At indsætte indholdet, der kan indgå ved de ønskede steder.

Når det er tilpasset som ønsket, kan elementet i editoren trækkes ind, hvorefter standardteksten kan vælges:

Når der trykkes på ”Standardtekst” vil en dropdown-menu vise jeres lokale – og fælles – standardtekster, som du kan vælge.

Derefter vil den optræde med en markeret baggrund som en officiel meddelelse i jeres blanket – som f.eks. her:

En udfylder - f.eks. en borger - vil dermed ved hjælp af elementet blive oplyst om de informationer, der gemmes om dem og formålet bag indsamlingen.