Formål

Når man skal vælge, hvem aktiviteterne skal udfyldes eller godkendes af, har man en lang række muligheder. Denne guide vil gennemgå alle mulighederne for at få en person eller personer ind over flowet. Der er mange muligheder tilgængelige for at referere en aktivitet til interne eller eksterne brugere. For at forstå mulighederne præciseres begreberne herunder.

Interne / Eksterne brugere

En intern bruger er en bruger, der er oprettet i systemet igennem brugerimport. Interne brugere er oftest medarbejdere, studerende eller administrative brugere. Eksterne brugere vil være brugere, der bliver oprettet igennem NemID-login. Hvis man vælger ekstern udfylder, og f.eks. indtaster CPR-nummeret på en bruger, som allerede er oprettet, vil man vælge denne person. Derfor skal man ikke være bange for, om man skal vælge intern eller ekstern bruger.

Flowdesigner 

For at udpege pågældende, der skal have en aktivitet til rådighed, skal følgende gøres:

1. Først skal der trykkes på den ønskede aktivitet
2. Dernæst skal der under "Handlinger" trykkes på oversigten over blanketter

Efterfølgende kan der nu trykkes på "Hvem", der skal udfylde under overskriften "Indstillinger". 

Når der er trykket på menupunktet, vil en dropdown-menu med mulighederne optræde. De vil blive beskrevet yderligere under billedet.

Typer af "Hvem" ved opsætning

Det er vigtigt at påpege, at der kan være behov for yderligere opsætning afhængig af det valg, der tages.

Opretter af arbejdsgang

Aktiviteten vil referere til personen, der har oprettet arbejdsgangen. Brugeren, der har startet arbejdsgangen, vil næsten altid være personen, der udfyldte på "Start"-aktiviteten. Brugeren opretter muligvis arbejdsgangen igennem et link eller direkte gennem "Ny blanket"-fanen. 

Nærmeste leder

Her vil aktiviteten være til rådighed for den nærmeste leder af opretteren for arbejdsgangen. Hvis der er tvivl om en brugers nærmeste leder, kan man se det på de enkelte brugere under "Alle brugere" på organisationen:

Rettighedsgrupper

Vælges "Rettighedsgrupper" kommer følgende dialog frem:

Her kan man vælge rettighedsgrupper og derefter tre muligheder for valg i rettighedsgrupperne. 

Ved rettighedsgruppen "HeltNyImportTest" vil blanketten ligge ved alle medlemmer af gruppen. 

For rettighedsgruppen "Udfylder må vælge specifik modtager i gruppen" må brugeren i aktiviteten før denne vælge, hvem der skal modtage aktiviteten. Vælges der ikke noget, vil aktiviteten være til rådighed for alle i gruppen. 

Ved rettighedsgruppen "Anonym" skal brugeren i aktiviteten før denne vælge, hvem der skal modtage aktiviteten. 

Det er muligt at have op til 8 forskellige rettighedsgrupper tilknyttet, som brugeren skal vælge imellem. Ved en arbejdsgang omhandlende ansættelse kan brugere på "Start" skulle vælge, hvilken afdeling brugeren bliver ansat i.  Derefter vil hele afdelingen, der ligger i rettighedsgruppen, have blanketten til rådighed, hvor én af dem udfylder. 

Dataaflevering output

Benyttes dataafleveringen "Opret bruger", hvor en bruger oprettes, kan efterfølgende aktiviteter benytte denne bruger som udfylder. 

Ekstern bruger

Her findes fire menupunkter. De fire punkter kan variere alt efter hvor aktiviteten er i flowet. Som standard vil følgende tre muligheder 1, 2 og 3 være vist. 

1. Udfylder angiver ekstern brugers e-mail.

Her skal udfylderen angive e-mail på brugeren, som skal inviteres til aktiviteten. Hvis en bruger med den indtastede e-mail allerede findes i systemet, refererer den blot til den person. 

2. Udfylder angiver ekstern brugers CPR

Her angiver udfylder et CPR-nummer. Findes brugeren ikke allerede i systemet, vil der oprettes en midlertidig bruger i systemet. Idet brugeren skal have besked om, at der ligger en blanket til pågældende, skal der sendes en Digital Post-besked med et link til systemet.

3. Ekstern bruger inviteres fra CPR-nummer i blanketten

Her vælger man et element fra blanketten, hvor der står et CPR-nummer i. Når flowet kommer til aktiviteten, vil der automatisk blive sendt en Digital Post-besked til brugeren med et direkte link til arbejdsgangen. 

Hvis der er tale om et parallelt flow vil et eksempel være at indtaste to CPR-numre i blanketten på start, hvor de efterfølgende to trin vil ligge til disse to CPR-numre. 

Bruger fra element

For at benytte dette valg skal der være et "Brugervælger"-element tilknyttet en blanket. Valget fra elementet vil være den person, aktiviteten ligger hos.  Bemærk at "Brugervælger"-elementet kun må indeholde interne brugere -- ellers vil det ikke fungere. Ønskes eksterne brugere skal valg 3 fra "Ekstern bruger" benyttes.